Cuando recibes toneladas de información a diario, necesitas organizar documentos. Una sistematización adecuada garantiza una recuperación rápida y eficaz de los datos. Te permite evitar el caos que ralentiza el proceso de trabajo. Aunque la tarea parezca sencilla, no todo el mundo sabe como organizar documentos. Aprende consejos y trucos eficaces en este artículo.
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¿Por qué es importante organizar los documentos digitales?
El tiempo es oro. Una gestión buena de los documentos te facilita el acceso a los datos de los cuales dispones y ahorra tiempo. Para esto debes tener una estructura lógica de carpeta con nombres correctos. Además, es mejor no mezclar documentos personales con los del trabajo para evitar el desorden. Por otra parte, debes utilizar herramientas que aumenten la productividad y la colaboración en equipo. Estas pueden ser:
- Slack o Trello para distribuir tareas y compartir archivos fácilmente;
- PDF Guru para ordenar paginas PDF, firmar y proteger documentos con contraseñas y firmas electrónicas;
- Zoom para reuniones y debates en línea;
- Evernote para compartir conocimientos al instante e integrarse con otras plataformas;
- Google Drive para almacenar y compartir archivos, lo que permite la colaboración en tiempo real.
El intercambio de archivos en curso y los cambios facilitan todos los procesos y los agilizan.
Por ejemplo, PDF Guru no solo te permite ordenar hojas de PDF, sino también convertirlas a otros formatos, editar información, firmar documentos y realizar otras manipulaciones necesarias en línea sin necesidad de instalar la herramienta. Como resultado, tanto los empleadores como los empleados pueden utilizarla desde cualquier dispositivo y lugar.
Consejos para una organización eficiente de los documentos
Las herramientas en línea serán inútiles si no aprendes los conceptos básicos de la organización adecuada de los documentos. Estos son los 10 consejos principales que debes seguir.
Consejo n.º 1. Desarrolla un protocolo de organización
Cuando se trabaja con cientos de archivos, es necesario desarrollar un conjunto de reglas para el equipo. Todos los miembros de tu equipo deben ordenar documentos utilizando una convención de nomenclatura. Es incluso esencial desarrollar un sistema para crear copias de seguridad e incluso almacenar archivos en dispositivos locales o en la nube.
Consejo n.º 2. Almacena todos los archivos en un solo lugar
Es más fácil controlar la información cuando se encuentra en un solo lugar. Todos los documentos digitales deben guardarse en una carpeta con subcarpetas lógicas. Además, es importante saber donde guardar documentos importantes. La mayoría de las empresas los almacenan en servicios basados en la nube protegidos con contraseña. Por lo general, los sistematizan y establecen contraseñas para cada sección. Como resultado, solo determinados empleados tienen acceso a cierta información.
Consejo n.º 3. Utiliza títulos y etiquetas descriptivos
Puedes utilizar abreviaturas. Es una decisión inteligente evitar títulos demasiado largos que sean difíciles de gestionar. La mejor opción es añadir títulos descriptivos para facilitar la búsqueda de datos. Por ejemplo, si nombras el documento «incorporación», debes añadir descriptivos como «el año pasado», «junio» o «el próximo».
El etiquetado también es muy útil, ya que los metadatos agilizan la búsqueda de datos en todo el sistema.
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Consejo n.º 4. Haga títulos cortos
Debe utilizar títulos breves, aunque conservando las descripciones necesarias. Sin embargo, es importante no utilizar caracteres que otros sistemas puedan no reconocer. Se trata de caracteres específicos de algunos idiomas, como ç, ż y otros. Para mantener la coherencia, también puedes utilizar guiones bajos o guiones en lugar de espacios.
Consejo n.º 5. Utilice determinados tipos de archivos
Normalmente, las empresas almacenan la información en uno de estos tres tipos de archivos:
- Excel para tablas e información que requiere ecuaciones matemáticas;
- Word Docs para textos y tablas;
- PDF para textos y elementos visuales cuyo formato debe permanecer inalterado.
Además, debes organizar PDF y almacenarlos en carpetas y subcarpetas. Primero puede utilizar las carpetas que ofrece el paquete Microsoft Office y, a continuación, archivarlas con herramientas ZIP para ahorrar espacio.
Consejo n.º 6. Nunca elimines archivos antiguos
Trabajar en una empresa significa lidiar con información que debe ser útil con el tiempo, aunque ahora parezca inútil. Es mejor crear carpetas para los archivos «obsoletos» y los documentos «nuevos» o «actuales». En el mundo «físico», estos documentos se encuentran en los archivos.
Consejo n.º 7. Añade la fecha al nombre del archivo
Lo más inteligente es ordenar los documentos alfabéticamente. Sin embargo, puede haber documentos antiguos y actualizados. En este caso, añade fechas para que tu ordenador ordene el archivo de documentos digitales también por fecha. El título puede ser «20250901_actual.onboarding».
Consejo n.º 8. Ordena los archivos sin demora
Tan pronto como recibas un archivo, colócalo inmediatamente en la carpeta correcta. Si retrasas este paso, es posible que te olvides de él. Como resultado, tendrás muchos archivos que ordenar o perderás el archivo que necesitas para siempre.
Consejo n.º 9. Haz copias de seguridad de todo
Nada es fiable. Por lo tanto, es necesario crear copias de los archivos en un dispositivo portátil o en una nube segura. La pérdida de información puede ser catastrófica para una empresa y su seguridad interna y externa. En lugar de restaurar los documentos, es más rápido y eficaz disponer de copias de todos los documentos a los que se puede acceder en caso de problemas con los soportes físicos o electrónicos.
#10. Controle lo que almacena y lo que no
No seas perezoso y dedique algo de tiempo a revisar sus archivos, el escritorio y los documentos eliminados en la papelera de reciclaje. Compruebe a diario si no ha eliminado nada importante. Si no es así, limpie la papelera y no ensucie nunca el escritorio.
Conclusiones
Por lo tanto, la sistematización de los documentos junto con diversas herramientas digitales le ayudará a automatizar algunos procesos y garantizar la eficiencia operativa.