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A partir del próximo sábado 15 de junio entrará en vigor en México la nueva Ley General de Archivos, publicada en el Diario Oficial de la Federación un año antes y que establece principios y bases generales para la organización y conservación, administración y preservación homogénea de los archivos en posesión de cualquier autoridad, así como de órganos autónomos y de cualquier persona física o moral que reciba y ejerza recursos públicos o realice actos de autoridad gubernamental.
Las universidades resguardan un número muy grande de archivos de importancia histórica y administrativa, por ello se ha desarrollado toda una legislación para proteger este patrimonio y ahora se considera que los archivos universitarios son una de las piezas fundamentales para el ejercicio de rendición de cuentas y de transparencia, a nivel nacional.
El avance en el cuidado de documentos escritos, sonoros y de imagen pasó por la microfilmación y la digitalización, pero también por la construcción de procesos de clasificación y conservación, explicó en entrevista el maestro José Agustín Hernández Ibarra, coordinador de Archivos de la Universidad Nacional Autónoma de México (UNAM), cuya área de trabajo forma parte de la Dirección General de Servicios Generales y Movilidad de esa casa de estudios.
Licenciado en Trabajo Social, de la Escuela Nacional de Trabajo Social (ENTS), de la UNAM y maestro en Administración Pública por la Facultad de Ciencias Políticas de la misma Universidad, Hernández Ibarra es miembro fundador de la Red Nacional de Archivos de Instituciones de Educación Superior y ha sido consultor externo del Programa de Naciones Unidas para el Desarrollo (PNUD), en la Unión Europea y en la Agencia de Cooperación Internacional de Estados Unidos.
El experto explica que, años antes de que existieran las técnicas de digitalización, la UNAM ya tenía la responsabilidad de resguardar grandes cantidades de documentos, pues una de las características de la vida universitaria ha sido poder conservar su patrimonio documental.
“Sabemos que en la Universidad hay diferentes formatos de documentos, que pueden ser escritos, sonoros, digitales o de otro tipo. Uno de los primeros pasos que hizo la Universidad, hace como 30 años, fue la microfilmación de los documentos. Empezamos con la microfilmación de los expedientes de los alumnos, porque en el Archivo General tenemos toda la historia de los alumnos a través de su historial escolar. También las nóminas, pues la nómina institucional es de un gran volumen, además de otra serie de documentos que habían sido microfilmados. Pero tuvimos un problema porque, a pesar de que las microfichas tienen mayor duración, vimos que estaba llegando la digitalización que nos permite tener un documento, de manera inmediata, para la realización de un trámite”, indica Hernández Ibarra.
“Una de las cosas que nos encontramos, cuando empezó el proceso de la digitalización, en varias oficinas de la Universidad, fue la gran variedad de formatos que se utilizaban. Varios softwares, cada uno y el avance tecnológico iba provocando que varios de estos programas fueran quedando atrasados. Ahora tenemos el acompañamiento de la Dirección General de Tecnologías de la Información en los procesos para ir definiendo software y formatos de imagen para poder darles mayor legibilidad y accesibilidad en el momento en que se necesitan”, indica el coordinador he Archivos.
Dentro de su trabajo como Coordinador de Archivos ha sido uno de los responsables de adoptar el concepto llamado “ciclo vital del documento”, que define las diferentes fases de uso de cada unidad documental.
“El ciclo vital es un principio básico de la archivonomía o la archivística para poder darle la continuidad al manejo de un documento. Esto se organiza en tres etapas: en primer lugar el archivo de trámite; la segunda es archivo de concentración y tercero el archivo histórico. Para que este ciclo vital se cumpla correctamente, primero hay que tener la información clasificada, ordenada e identificada para poderla digitalizar, porque si sólo se digitalizan grandes volúmenes de información sin clasificación previa, sólo se agrega un desorden previo a un desorden nuevo, aunque sea muy moderno.
Entonces, el ciclo vital del documento establece un orden general que se seguirá en la Universidad, independientemente del volumen o del formato, para dar la mejor garantía de uso de los documentos.
“El Archivo de trámite es el punto inicial, es el archivo de cada oficina donde inicia un documento para resolver un asunto o atender un trámite. Se trata de los documentos de uso cotidiano o uso diario y no los vamos a sacar de esa oficina hasta que hayan cumplido con un conjunto de normas que son las que definen que esos documentos deben ir a la segunda fase del ciclo vital del documento.
“Luego viene el Archivo de concentración, que sirve para resguardar, precautoriamente, los documentos que ya no son usados cotidianamente pero pueden volver a ser solicitados, por ejemplo, un alumno que estudió hace años pero ahora se quiere titular. Todo su expediente está en el archivo de concentración y así la UNAM puede cumplir con la función que tiene encomendada. Finalmente, el tercer paso es el Archivo histórico, donde se resguardan los documentos que tienen valores evidenciales y testimoniales de importancia para la historia, pero que se pueden dar a conocer gratuitamente, rápidamente y sin costo, gracias a las técnicas de digitalización”, indicó el maestro Hernández Ibarra.
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