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Protocolo del chat de negocios

© Hay que tener en cuenta una serie de requisitos indispensables para que este tipo de comunicación sea exitosa y no te perjudique en tus relaciones laborales

alerta. Recuerda que no puedes relacionarte con tus clientes y superiores como si fueran tus amigos. (La Crónica de Hoy)

El chat en línea ha sido usado tradicionalmente para hacer amigos y platicar de manera directa con ellos, pero con el tiempo se ha convertido también en una herramienta de la comunicación empresarial y comercial que permite hablar con clientes, colegas e incluso superiores, lo que ha facilitado el contacto rápido, económico y en tiempo real.

Sin embargo, hay que tener en cuenta una serie de requisitos indispensables para que este tipo de chats sea exitoso y no te perjudique en tus relaciones de negocios.

De acuerdo con el sitio www.enplenitud.com:

1. Deberás crear una cuenta exclusiva para tus asuntos profesionales, distinta de la que usas para tus pláticas personales. Esto evitará que tus clientes te vean conectado cuando estás en casa y, al mismo tiempo, te prevendrá de las intrusiones de familiares molestos durante las horas de trabajo.

2. A la hora de elegir un nick o un nombre de usuario, evita aquellos propios de adolescentes como “Jack Sparrow” o “Cool dude 24”. En vista de mantener tu dignidad profesional, procura que el nick sea simple y profesional.

3. Si el nombre elegido ya está siendo usado por otro usuario, prueba agregando un número único delante o detrás del mismo.

Por ejemplo, agrega el número de patente de tu automóvil para hacer que tu nickname sea único y fácil de recordar. Asimismo, puedes agregar tu rubro de actividad a tu nombre; por ejemplo: “Ricardo_ventas”, si trabajas en el departamento de ventas.

4. Las aplicaciones de la mensajería instantánea te permiten establecer tu estado de conexión como “disponible”, “Ausente”, “No Conectado”, y otras por el estilo. Algunos mensajeros te permiten crear mensajes personalizados como “Estoy de reunión hasta las 14:30”. Ten en cuenta que no caerá simpático que no contestes a las requisitorias de tus contactos si tu estado es “disponible”, pero tú te encuentras en cualquier otra parte menos en la computadora.

En consecuencia, no te olvides de mantener siempre actualizado el estado de tu mensajero.

5. Piensa antes de presionar Enter. Siempre echa una mirada a tu texto antes de presionar Enter. En situaciones en las que las emociones se apoderan de ti, una palabra equivocada podría convertir una situación difícil en una explosiva. Además, es atinado chequear la ortografía antes de enviar cualquier mensaje.

Si, en cualquier momento, accidentalmente presionas el botón sin haber leído el texto enviado, manda un mensaje que enfatice, entre estrellas, la corrección que quieres señalar. Este paso extra en tus procesos de comunicación denotará que eres una persona cuidadosa.

6. En el mundo de la mensajería instantánea no serás juzgado por el color de piel, ojos, cabello ni por tu peso, edad o vestimenta —incluso nadie te juzgará por tu acento—. En lo que sí serás juzgado, en cambio, será en tu forma de escribir y en tus protocolos de mensajería instantánea.

7. Termina tus comunicaciones con frases al estilo de “Hasta pronto”, “Gracias por su tiempo”, “Tenga usted un buen día”. Una vez que hagas esto, espera ser correspondido en los mismos términos por la otra persona antes de dar por terminada la sesión de chat.

8. Escribir tus mensajes en letras mayúsculas puede considerarse como mala educación —ya que da la impresión de que estás gritando o siendo agresivo—. Asimismo, ten cuidado del tamaño de fuente que eliges. Por lo general, una fuente de 10 o 12 suele ser lo más usado —y lo que se espera en una plática profesional—.

Cuando eliges un estilo de fuente, opta por algo conservador como Arial o Times New Roman, en color negro.

9. Hasta que llegues a conocer mejor a tu contraparte o la veas usar abreviaturas y argots, es mejor mantenerte alejado de todo este lenguaje. Si la otra persona no está familiarizada con esta clase de jerga, podrías confundirla. Por su parte, los emoticones son útiles para establecer el tono de una conversación, aunque será preferible que te apegues sólo a aquellos más conservadores —como una simple sonrisa.

10. Usadas alternadamente y en forma apropiada, palabras como “ok”, “seguro”, “dale”, “genial”, te ayudarán a dar a entender a la otra persona que estás escuchando lo que dice. Asimismo, puedes usar frases como “te escucho”, “estoy escuchando, continúa por favor” o “Entiendo lo que dices”. Mantente alejado de guturales como “mmmmh” y “ah” para mostrar tu grado de atención; no parece muy profesional.

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