Las pequeñas y medianas empresas, mejor conocidas como pymes, se caracterizan por tener una gran movilidad y adaptación a nuevos métodos de trabajo. Su número de trabajadores generalmente las hace ideales para la introducción de nuevas tecnologías de la información y son la punta de lanza de muchas innovaciones.

Por supuesto que en aspectos sustantivos de las actividades productivas, sea producción de bienes o actividades de promoción comercial, la llegada de procesos informáticos transformó notablemente a estas empresas, pero en las áreas administrativas el impacto no fue menos fabuloso.

Un sistema contable de alta tecnología es un cambio radical para muchas pymes. Como todo directivo eficaz sabe, la administración del negocio debe apoyar y no distraer a la maquinaria humana que realiza las tareas principales.

Un caso que requiere seguimiento puntual y adecuado es el referido al cumplimiento de obligaciones fiscales, siguiendo siempre de cerca los lineamientos del SAT. Y allí es donde entra la tecnología, pues un software contable permite ahorro de tiempo, mayor productividad, cumplimiento automático con el SAT y permite análisis financieros con información completamente actualizada.

Como ya todos los responsables contables saben, el propio SAT ha estado apoyándose en programas de manejo de datos fiscales que entrelazan a contribuyentes al momento de realizar transacciones comerciales, retenciones o pagos de nóminas. Ese trabajo con enlace de datos sería imposible de realizar si no viviésemos en la era de las nubes informáticas, es decir, del almacenamiento de datos globales en servidores permanentemente accesibles que están relegando el guardado de archivos en la propia computadora.

Las pymes, al ser tan dinámicas, requieren justamente de un manejo de datos óptimos para evitar errores en la información que entrega al fisco.

La factura electrónica es un gran ejemplo de hasta dónde hemos avanzado en este terreno y hasta donde se hace indispensable el manejo de softwares especializados que cumplan con los requerimientos de cada negocio en particular.

Alguno de los elementos a, considerar siempre para elegir un software son la seguridad informática; la optimización de procesos, lo que equivale a que debe simplificarlos y no generar nuevas cargas de trabajo; ahorro de recursos para dirigirlos a labores sustantivas del negocio, entre otros.

Como puede verse, lo que se debe buscar es un programa informática que sea capaz de adaptarse con facilidad a la empresa. Los expertos de Alegra, una firma de gran prestigio, indican que hoy en día un software contable debe dar “el poder de tener todo al día”.

Con ello, los expertos refieren que los diversos temas de la oficina deben estar interconectados e incluso disponibles remotamente. Las cuentas de banco y conciliación de movimientos contables, así como ingresos, gastos y pagos deben poder ser revisados y analizados en todo momento y no es menos importante conocer inmediatamente el inventario disponible y los tiempos de entrega.

Se trata, siguiendo con lo que Alegra postula, de una nueva forma de contabilidad que bien merece el nombre de Contabilidad Inteligente. En efecto, se trata de un gran salto cualitativo que merece ser probado y que puede deparar muchas, pero muchas sorpresas agradables a quienes se decidan a hacerlo.