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Con el objetivo de fortalecer la gestión documental en las dependencias del Poder Ejecutivo y organismos paraestatales, la Contraloría del Estado ha impartido capacitaciones y asesorías a más de 600 personas servidoras públicas en lo que va del año. Estas acciones forman parte de una estrategia para mejorar la organización y conservación de archivos institucionales, pieza clave en la transparencia y la rendición de cuentas.
Durante los primeros meses de 2025, 636 funcionarios públicos han recibido formación sobre procedimientos, formatos y normas que rigen el funcionamiento de los archivos administrativos. Esta capacitación no solo busca reforzar el cumplimiento normativo, sino también sensibilizar al personal sobre la importancia de preservar la memoria documental del gobierno estatal.
El impulso a esta iniciativa surge también a partir de los hallazgos obtenidos en los procesos de entrega-recepción establecidos por la Constitución, donde se detectaron áreas de oportunidad en el manejo documental. A través de estas actividades, la Contraloría busca garantizar que cada dependencia cuente con un Sistema Institucional de Archivos eficiente y actualizado.
La mejora en la gestión documental no solo tiene implicaciones administrativas. Según la Contraloría, también es fundamental para garantizar el acceso a la información, un derecho de los ciudadanos, y permite elaborar diagnósticos más certeros sobre la situación de los archivos en cada organismo, tanto en su estructura como en su funcionamiento.
Como parte de este esfuerzo, se ha fortalecido el control sobre el acervo documental mediante auditorías continuas realizadas por los órganos internos de control. Estas revisiones permiten identificar desviaciones, corregir malas prácticas y asegurar que los archivos cumplan con la normatividad archivística vigente.
La estrategia de capacitación, acompañada de asesorías personalizadas, busca tener un impacto de largo plazo en la administración pública estatal, promoviendo una cultura institucional de orden, legalidad y transparencia. Con ello, la Contraloría apunta a una gestión documental más robusta que sirva tanto a los gobiernos en turno como a la ciudadanía, al conservar de manera responsable los documentos que dan cuenta de las decisiones y acciones gubernamentales.